育休前に同僚へ仕事の引き継ぎをお願いするときは、必要以上に謝るより、「何をお願いしたいか」「いつから引き継ぎたいか」「こちらで何を準備するか」を具体的に伝えると話が進みやすくなります。
たとえば、口頭なら次のように伝えられます。
育休中、○○の対応をお願いすることになっています。これまでの流れを整理しているので、今週どこかで一度一緒に確認してもらえますか？
「ご迷惑をおかけして申し訳ありません」と長く前置きするより、相手が次に何をすればよいか分かる言い方にするのがポイントです。
引き継ぎをお願いするときに伝えること
同僚へ引き継ぎを頼むときは、お願いだけを投げるのではなく、必要な情報をセットで伝えます。
何の業務をお願いしたいか
最初に、引き継いでほしい業務を具体的にします。
育休中、○○案件の進行管理をお願いする予定です。
または、
私が担当している△△の定例対応を引き継いでもらえればと思っています。
「いろいろお願いすることになりそう」と曖昧に伝えるより、業務名を出したほうが相手もイメージしやすくなります。
いつから引き継ぐか
実際に担当が切り替わる時期も伝えます。
○月○日から私が休みに入るので、それまでに一度一緒に流れを確認したいです。
余裕をもって引き継ぎを始めたい場合は、
○月から育休に入る予定なので、今月中に一度説明できればと思っています。
と伝えられます。
自分が準備するもの
引き継ぎをお願いするときは、「相手に任せる」だけではなく、自分が何を準備するかも一緒に伝えます。
手順とこれまでの対応履歴をまとめた資料を作って共有します。
よくある問い合わせも一覧にしておきます。
こうした一言があると、相手も受け取りやすくなります。
場面別｜引き継ぎをお願いするときの例文
引き継ぎを頼むタイミングや関係性によって、言い方を少し変えると自然です。
まず口頭でお願いするとき
普段一緒に働いている同僚へ最初に声をかけるなら、かしこまりすぎなくても構いません。
育休中、○○の業務をお願いすることになっています。引き継ぎ資料を準備しているので、一度時間をもらって説明してもいいですか？
もう少しやわらかく言うなら、
○月から育休に入るので、○○の対応をお願いする予定です。今のうちに一度流れを共有させてもらえると助かります。
と伝えられます。
チャットで時間をお願いするとき
すぐに詳しい説明をする必要がない場合は、まず引き継ぎの時間を取ってもらいます。
お疲れさまです。育休中にお願いする○○の業務について、一度引き継ぎの時間をいただきたいです。今週どこかで30分ほどお時間いただけますか？
普段のやり取りが短い職場なら、
○○の引き継ぎについて一度説明したいです。今週どこかで30分ほど時間もらえますか？
でも十分です。
メールで引き継ぎをお願いするとき
複数の業務がある場合や、予定を整理して伝えたい場合はメールでも構いません。
件名：○○業務の引き継ぎについて
○○さん
お疲れさまです。
育休中にお願いする予定の○○業務について、引き継ぎのご相談です。これまでの対応手順と現在進行中の内容をまとめていますので、一度お時間をいただき、流れをご説明できればと思っています。
○月○日までには一通り引き継ぎを終えたいと考えています。
ご都合のよいタイミングを教えていただけますでしょうか。よろしくお願いいたします。
メールでも、謝罪を重ねるより、何をどう進めたいかを具体的に書くと伝わりやすくなります。
急に担当をお願いすることになったとき
予定変更などで引き継ぎ期間が短くなった場合は、その事情を簡潔に伝えたうえで、優先順位を示します。
急なお願いになってしまうのですが、育休中の○○対応をお願いすることになりました。まずは日常的に発生する△△から優先して共有します。資料も今日中にまとめますので、一度確認をお願いできますか？
「急で申し訳ありません」だけで終わらず、何から引き継ぐかまで伝えると実務的です。
引き継ぎの説明中に使える言い方
実際の引き継ぎでは、ただ仕事内容を説明するだけでなく、相手が一人でも対応できる状態を目指します。
業務の流れを説明するとき
普段はこの順番で対応しています。最初に○○を確認して、その後△△へ連絡する流れです。
判断に迷いやすい点を伝えるとき
このケースだけ少し判断が必要なので、迷ったらまず○○さんに確認してもらうと進めやすいです。
例外対応を共有するとき
通常はこの対応で大丈夫ですが、△△の場合だけ手順が変わるので、資料のこの部分を見てもらえれば分かるようにしています。
引き継ぎ相手が迷いそうな部分を先回りして説明すると、休業後の確認事項を減らしやすくなります。
引き継ぎ資料を渡した後の確認方法
資料を渡しただけで終わらず、相手が実際に見て分かるか確認しておくと安心です。
分かりにくいところがないか聞く
引き継ぎ資料を共有しました。見てみて、分かりにくいところや追加してほしい情報があれば教えてください。
一度相手にやってもらう
可能であれば、休業前に一度相手に実際の対応をしてもらう方法もあります。
次回の○○対応は、一度お願いしてもいいですか？私も確認できるので、分からないところがあればその場で補足します。
最終確認をする
育休に入る直前には、
○○の引き継ぎについて、追加で確認しておきたいことはありますか？休みに入る前に対応できることがあれば教えてください。
と確認できます。
引き継ぎを頼みにくいときの考え方
自分の仕事を同僚へお願いすることに、申し訳なさを感じる人もいます。
ただ、引き継ぎの場面で相手にとって役立つのは、謝罪の回数ではなく、仕事を受け取りやすい状態になっているかです。
「申し訳ありません」を繰り返す代わりに、
できるだけ引き継ぎやすいように整理しておきます。
不明点が残らないように、休みに入る前に一度確認させてください。
と伝えるほうが実際のフォローになります。
育休前の同僚への挨拶全体については、育休に入る前の同僚への挨拶｜口頭・メールの例文も参考にしてください。
引き継ぎをお願いするときに避けたい伝え方
頼みにくさから言葉が曖昧になると、相手が何を引き受けるのか分からなくなることがあります。
「いろいろお願いします」で終わらせる
育休中はいろいろお願いすると思いますが、よろしくお願いします。
だけでは、具体的な担当が分かりません。
○○と△△の2つをお願いする予定です。
と業務名まで伝えます。
謝罪だけを長くする
本当にご迷惑をおかけして申し訳ありません。忙しいところすみません。
と長く謝るより、
○○をお願いすることになりました。手順はまとめて共有します。
と仕事の話を先に進めたほうが相手も対応しやすくなります。
資料を渡しただけで終わる
資料を共有して、
あとはお願いします。
だけでは、不明点が残る可能性があります。
一度見てもらって、分かりにくいところがあれば休みに入る前に確認してください。
と、確認する機会まで作っておくと安心です。
引き継ぎをお願いするときは「頼む＋準備する」で伝える
育休前の引き継ぎは、
育休中、○○の対応をお願いすることになっています。これまでの流れをまとめたので、一度一緒に確認してもらえますか？
のように、お願いする内容と自分が準備することをセットで伝えるとスムーズです。
意識したいのは、
- 何をお願いするのか
- いつから引き継ぐのか
- どんな資料を用意するのか
- 不明点をいつまで確認できるのか
の4点です。
引き継ぎをお願いすること自体について謝り続けるより、相手が困らない状態を作ることを優先しましょう。
育休前の職場全体への伝え方を整理したい場合は、育休に入る前の伝え方完全ガイド｜上司・同僚・取引先への挨拶と例文も参考になります。
AIで同僚への引き継ぎ依頼文を作る
「引き継ぎをお願いする文章を作って」とAIへ頼むだけでは、何をお願いしたいのか曖昧になったり、謝罪の多い文面になったりすることがあります。
自分向けにするなら、誰に・何を引き継いでほしいか・どこまで準備しているかを入れると、頼みやすい文面を作れます。
AIで文面を作る手順
- ChatGPTやGeminiなどの生成AIを開く。ChatGPTを開く／Geminiを開く
- 下にあるプロンプトをコピーする
- 〔 〕の項目を、自分の状況に合わせて書き換える
- AIの入力欄に貼り付けて送信する
- 出てきた文章を確認し、職場や相手に合う表現へ整える
同僚への引き継ぎ依頼文を作るプロンプト
引き継ぐ業務を具体的に入れると、「いろいろお願いします」のような曖昧な依頼になりにくくなります。
資料や説明の準備をしている場合は、その内容も一言入れると伝えやすくなります。
AIで作った文面を使う前に確認すること
- 何を引き継いでほしいか分かるか
- 自分が準備することも入っているか
- 相手へ丸投げする表現になっていないか
- 謝罪が長くなっていないか
